各党总支（直属支部）、单位、部门：
为进一步服务好各单位部门办公相关工作，根据学校有关文件和实际情况，经校领导同意，现将校办相关服务工作流程作如下说明：
一、关于学校印章、校长签字章使用工作
（一）行政公章使用程序
使用部门经办人填写“用印申请表”，经部门负责人签字、分管校领导审批同意，送校办负责人签字备案后，方可用印。校领导已在有关合同或文件中签字同意的，可不用填写“用印申请表”，在“用印登记本”备注栏注明即可。
（二）校长签字章使用程序
使用部门经办人填写“用印申请表”，经部门负责人签字，分管校领导审核，报校长同意后方可使用。
（三）其他公务需要使用公章和校长签字章的程序，按照学校《印章管理规定》（豫职医〔2009〕126号）执行。
工作联系人：刘伟 李凤霞
二、关于学校行政发文工作
按照《党政机关公文处理工作条例》要求，主办部门拟稿人起草文件，经主办部门负责人签字、会办部门负责人签字，办公室文秘人员核稿，办公室负责人审核，报分管校领导、校长审签后，方可印发。
工作联系人：刘伟 郝娟
三、关于教职工和学生来信来访工作
来信可通过以下几种方式：一是通过图文信息中心一楼校长信箱递交，二是发送电子邮件至hnyzxw@hamc.edu.cn，三是通过邮局邮递至校办。
来访：一是每周四上午到图文信息中心八楼群众来访接待室（813房间），由值访校领导接待，二是可到校办，由信访工作人员接待。
一般性的来信来访件，由信访办直接转有关部门办理；重要来信来访件，呈学校主要领导批示后办理。办理结果一般由承办部门直接回复来信来访人员。
工作联系人：赵建国 郭翼嘉
四、关于公务接待服务工作
接到上级部门和其他单位来校开展公务活动的文件或信函后，主办部门经办人填写“公务接待审批表”，经部门负责人签字，分管校领导审批同意后，送校办负责人签字备案，按照学校相关规定校办通知有关单位做好接待工作。
工作联系人：刘伟
五、关于公务车辆使用工作
到校外办理公务需要使用公务车辆时，使用部门经办人填写“公务车辆使用申请表”，经部门负责人签字，分管校领导审批同意，校办负责人签字同意后，安排公务车辆；集体活动用车，还需学校主要领导审批同意方可安排。
工作联系人：赵建国
六、关于会议室使用工作
各单位、部门需要使用图文信息中心八楼第一、二、三会议室时，经办人请提前与校办联系，告知使用事由、时间、参会人员、会议要求等，由校办按照“部门会议服从校级会议，先定先使用”的原则统一安排。使用部门负责会场布置，如需使用投影仪、音响设备，校办配合调试。会议结束后，使用部门负责关好电器、门窗，并告知校办。
工作联系人：张云龙
七、关于计算机、打印机和办公桌（椅、柜）等领用工作
各单位、部门申请配备（更新）日常办公用计算机、打印机，可填写“办公用品/机具领用申请表”，经部门负责人、校办负责人签字同意后，领用相关物品并办理固定资产管理相关手续。
工作联系人：刘伟 张云龙
八、关于办公用品、办公耗材、电脑配件等领用工作
领用部门经办人填写“办公用品/机具领用申请表”，经部门负责人、校办负责人签字后，领用相关办公用品、办公耗材和电脑配件。
工作联系人：赵建国 张云龙
九、关于综合档案查询利用工作
需要查阅档案的教职工、学生（凭毕业证和身份证）等，按照学校档案管理暂行规定履行有关手续后，到学校综合档案室（图文信息中心八楼西827房间）进行查阅。
工作联系人：李凤霞 付慧娟
十、关于公务电话维修服务工作
根据工作需要，增加和维修办公电话请联系校办。
工作联系人：赵建国 张云龙
十一、关于计算机、打印机维修服务工作
需要维修办公计算机、打印机时，经办人可联系维修电话62576664(图文信息楼425房间)，维修结束后，填写“计算机/打印维修申请表”，经部门负责人签字认可后，交给维修人员。
工作联系人：张云龙
为确保工作正常有序进行，办公室工作实行AB角工作制，当A角因公务不在校不能承担相应工作时，由B角接替承担，刘伟与赵建国、李凤霞与付慧娟、张云龙与郭翼嘉互为AB角。
相关申请表可从校办子网站下载。
校长办公室
2018年6月15日
