各单位、部门：

根据学校有关文件，结合人员变动情况，现将校长办公室相关服务工作作如下说明：

一、关于学校印章、校长签字章管理工作

工作制度：《河南医学高等专科学校印章管理办法》（豫医专〔2021〕119号）

（一）行政公章使用程序

使用部门经办人填写“用印申请表”，经部门负责人签字、分管校领导审批同意，送校办负责人签字备案后，方可用印。校领导已在有关合同或文件中签字同意的，可不用填写“用印申请表”，在“用印登记本”备注栏注明即可。

（二）校长签字章使用程序

使用部门经办人填写“用印申请表”，经部门负责人签字，分管校领导审核，报校长同意后方可使用。

工作联系人：刘伟 白云

二、关于学校行政发文工作

工作制度：《河南医学高等专科学校公文处理办法》（豫医专〔2021〕82号）

主办部门拟稿人起草文件，经主办部门负责人签字、会办部门负责人签字，办公室文秘人员核稿，办公室负责人审核，报分管校领导、校长审签后，方可印发。

工作联系人：刘伟 张磊 王天娇

三、关于公务接待管理工作

工作制度：《河南医学高等专科学校公务接待管理办法》（豫医专〔2023〕92号）

接到上级部门和其他单位来校开展公务活动的文件或信函后，主办部门经办人填写“公务接待审批表”，经部门负责人签字，分管校领导审批同意后，送校办负责人签字备案，由校长办公室通知有关单位做好接待工作。

工作联系人：刘伟 郭翼嘉

四、关于公务车辆管理工作

工作制度：《河南医学高等专科学校公务活动出行保障办法（试行）》（豫医专〔2019〕56号）

因公需要使用公务车辆时，使用部门经办人填写“公务用车审批表”，经部门负责人签字，分管校领导审批同意，校办负责人签字同意后，安排公务车辆；集体活动用车，还需学校主要领导审批同意方可安排。

工作联系人：张磊

五、关于会议室管理工作

工作制度：《关于加强会议管理和严肃会议纪律的通知》（豫医专〔2023〕100 号）

各单位、部门需要使用图文信息中心八楼第一、二、三会议室时，经办人请提前与校办联系，告知使用事由、时间、参会人员、会议要求等，由校办按照“部门会议服从校级会议，先定先使用”的原则统一安排。使用部门负责会场布置，如需使用投影仪、音响设备，校办配合调试。会议结束后，使用部门负责关好电器、门窗，并告知校办。

工作联系人：郭翼嘉 王嘉铭

六、关于值班管理工作

工作制度：《关于加强值班加班工作的通知》（豫医专〔2020〕82号）《关于进一步加强值班值守工作的通知》（豫医专〔2023〕99号）

总值班地点：图文信息中心八楼833房间，值班电话62576600.

工作联系人：刘伟 郭翼嘉

七、关于办公设备和家具领用工作

工作制度：《关于简化优化办公设备家具管理的通知》（豫医专〔2020〕118号）

各单位、部门申请配备（更新）日常办公用计算机、打印机，可填写“办公用品/机具领用申请表”，经部门负责人、校办负责人签字同意后，领用相关物品，并办理固定资产管理相关手续。

工作联系人：刘伟 郭翼嘉

八、关于低值易耗办公用品领用工作

工作制度：《关于加强低值易耗办公用品管理的通知》

领用部门经办人填写“办公用品/机具领用申请表”，经部门负责人、校办负责人签字后，领用相关低值易耗办公用品并办理领用手续。

工作联系人：刘伟 郭翼嘉 王嘉铭

九、关于档案管理和查询利用工作

工作制度：《关于印发<档案实体分类法>和<档案归档范围及保管期限表>的通知》（豫医专〔2018〕55号）结合校长办公室通知，各单位部门做好年度档案归档工作。

需要查阅档案的教职工、学生（凭毕业证和身份证）等人员，到学校综合档案室进行查阅；也可按照《河南医学高等专科学校关于学籍档案利用实行网上办理的通告》，申请网上办理。

工作联系人：白云

十、关于计算机、打印机维修服务工作

需要维修办公计算机、打印机时，经办人可联系驻校维修人员电话18438081464，维修结束后，填写“计算机/打印维修申请表”，经部门负责人签字认可后，交给维修人员。

工作联系人：郭翼嘉 王嘉铭

十一、关于公务电话维修服务工作

根据工作需要，增加和维修办公电话请联系校办。

工作联系人：王嘉铭

相关表格可从校长办公室子网站下载。