办公室职责及分工

关于校办相关服务工作说明的函

各党总支(直属支部)、单位、部门:

为进一步服务好各单位部门办公相关工作,根据学校有关文件和实际情况,经校领导同意,现将校办相关服务工作流程作如下说明:

一、关于学校印章、校长签字章使用工作

(一)行政公章使用程序

使用部门经办人填写“用印申请表”,经部门负责人签字、分管校领导审批同意,送校办负责人签字备案后,方可用印。校领导已在有关合同或文件中签字同意的,可不用填写“用印申请表”,在“用印登记本”备注栏注明即可。

(二)校长签字章使用程序

使用部门经办人填写“用印申请表”,经部门负责人签字,分管校领导审核,报校长同意后方可使用。

(三)其他公务需要使用公章和校长签字章的程序,按照学校《印章管理规定》(豫职医〔2009〕126号)执行。

工作联系人:刘伟  李凤霞

二、关于学校行政发文工作

按照《党政机关公文处理工作条例》要求,主办部门拟稿人起草文件,经主办部门负责人签字、会办部门负责人签字,办公室文秘人员核稿,办公室负责人审核,报分管校领导、校长审签后,方可印发。

工作联系人:刘伟  郝娟

三、关于教职工和学生来信来访工作

来信可通过以下几种方式:一是通过图文信息中心一楼校长信箱递交,二是发送电子邮件至hnyzxw@hamc.edu.cn,三是通过邮局邮递至校办。

来访:一是每周四上午到图文信息中心八楼群众来访接待室(813房间),由值访校领导接待,二是可到校办,由信访工作人员接待。

一般性的来信来访件,由信访办直接转有关部门办理;重要来信来访件,呈学校主要领导批示后办理。办理结果一般由承办部门直接回复来信来访人员。

工作联系人:赵建国   郭翼嘉

四、关于公务接待服务工作

接到上级部门和其他单位来校开展公务活动的文件或信函后,主办部门经办人填写“公务接待审批表”,经部门负责人签字,分管校领导审批同意后,送校办负责人签字备案,按照学校相关规定校办通知有关单位做好接待工作。

工作联系人:刘伟

五、关于公务车辆使用工作

到校外办理公务需要使用公务车辆时,使用部门经办人填写“公务车辆使用申请表”,经部门负责人签字,分管校领导审批同意,校办负责人签字同意后,安排公务车辆;集体活动用车,还需学校主要领导审批同意方可安排。

工作联系人:赵建国

六、关于会议室使用工作

各单位、部门需要使用图文信息中心八楼第一、二、三会议室时,经办人请提前与校办联系,告知使用事由、时间、参会人员、会议要求等,由校办按照“部门会议服从校级会议,先定先使用”的原则统一安排。使用部门负责会场布置,如需使用投影仪、音响设备,校办配合调试。会议结束后,使用部门负责关好电器、门窗,并告知校办。

工作联系人:张云龙

七、关于计算机、打印机和办公桌(椅、柜)等领用工作

各单位、部门申请配备(更新)日常办公用计算机、打印机,可填写“办公用品/机具领用申请表”,经部门负责人、校办负责人签字同意后,领用相关物品并办理固定资产管理相关手续。

工作联系人:刘伟   张云龙

八、关于办公用品、办公耗材、电脑配件等领用工作

领用部门经办人填写“办公用品/机具领用申请表”,经部门负责人、校办负责人签字后,领用相关办公用品、办公耗材和电脑配件。

工作联系人:赵建国   张云龙

九、关于综合档案查询利用工作

需要查阅档案的教职工、学生(凭毕业证和身份证)等,按照学校档案管理暂行规定履行有关手续后,到学校综合档案室(图文信息中心八楼西827房间)进行查阅。

工作联系人:李凤霞  付慧娟

十、关于公务电话维修服务工作

根据工作需要,增加和维修办公电话请联系校办。

工作联系人:赵建国   张云龙

十一、关于计算机、打印机维修服务工作

需要维修办公计算机、打印机时,经办人可联系维修电话62576664(图文信息楼425房间),维修结束后,填写“计算机/打印维修申请表”,经部门负责人签字认可后,交给维修人员。

工作联系人:张云龙

为确保工作正常有序进行,办公室工作实行AB角工作制,当A角因公务不在校不能承担相应工作时,由B角接替承担,刘伟与赵建国、李凤霞与付慧娟、张云龙与郭翼嘉互为AB角。

相关申请表可从校办子网站下载。

                                                    校长办公室

                                                   2018年6月15日

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